Zauważyliście, że w czasie pracy zdalnej przybyło Wam spotkań?
Dostępność salek przestała być ograniczeniem, kalendarze napełniły się spotkaniami, a czas na Wasze zadania się skurczył. Zależy nam na tym, by wspierać worklifebalance, więc opracowaliśmy dla Was 7 zasad ograniczenia czasu przeznaczanego na spotkania.
- Zaplanuj spotkania ze sobą.
Zadbaj o czas na pracę koncepcyjną, kiedy bez przeszkód możesz wykonywać zadania wymagające skupienia i pełnej uwagi. Najlepiej sprawdzają się blokery w kalendarzu, ustawione w godzinach, w których najlepiej Ci się pracuje. Zacznij od małych kroków – 15 minut dziennie.
2. Sprawdzaj, czy może być krócej.
Kiedy tylko otrzymasz zaproszenie i masz wpływ na przebieg spotkania – proponuj skrócenie czasu (o co najmniej 1/3). Z reguły ustawiamy spotkanie na wielokrotność 30 minut, a przy dobrej organizacji spokojnie można zmieścić te same treści w 20 minutach.
3. Zapytaj o cel i agendę spotkania.
Jeżeli w zaproszeniu nie ma celu ani agendy, to warto o nie poprosić – będzie to zachętą dla organizatora do bardziej starannego przygotowania i przełoży się na efektywność wydarzenia.
4. Zaproponuj w zespole lub firmie dzień bez spotkań.
Jest to jedna ze strategii radzenia sobie z Zoom Burnout.
5. Naucz się przyjaźnie odmawiać.
Wiemy, że to nie jest łatwa rzecz. Wiele osób potrzebuje mieć pewność, że nic ich nie ominie. Jednak gdy spotkań jest naprawdę zbyt wiele pomocne może być pytanie:
„Czy moja obecność wniesie wartość dla firmy lub czy ja się czegoś nauczę lub dowiem?”
6. Nie czekaj od końca.
Jeżeli jedynie część spotkania dotyczy Twoich tematów – uprzedź, że będziesz obecna/ny tylko na tej części.
7. Zaproponuj alternatywę.
Czasami do osiagnięcia tych samych celów wystarczy e-mail albo seria krótkich rozmów przez telefon?
Dlaczego warto wdrożyć te zalecenia?
Wiele badań wskazuje, że efektywne spotkania przekładają się zarówno na wyższy poziom szczęścia pracowników, jak i lepsze wyniki firm (w takich kategoriach jak udział w rynku, innowacyjność czy poziom rotacji personelu).
